Subiekt GT – łączenie dokumentów w jeden list

Niniejszy artykuł opisuje sytuacje, gdy w Subiekcie GT wprowadzonych jest kilka zamówień (lub innych dokumentów) z tym samym odbiorcą, dla których można wystawić jeden list przewozowy. Łączenie wielu dokumentów w jeden list możliwe jest w programie ProstaPaczka2 od wersji v2.69.3.

Po co łączyć dokumenty?

Oczywiście, można przygotować list przewozowy tylko dla jednego z dokumentów i się tym nie przejmować, ale jak użyjesz funkcji połączenia to:

  • w ProstejPaczce2 będzie widoczne powiązanie dokumentu z listem przewozowym (ograniczysz ryzyko wystawienia drugiego listu);
  • do Subiekta GT numer listu przewozowego będzie wpisany dla wszystkich połączonych dokumentów;
  • będziesz mógł skompletować towary ze wszystkich dokumentów na raz;
  • program ProstaPaczka2 wyśle powiadomienie e-mail zbiorcze, lub osobne dla każdego dokumentu;
  • zsumują się kwoty ewentualnego pobrania;
  • w opisie listu przewozowego znajdą się wszystkie numery dokumentów (w zależności od ustawień);

Jak łączyć wiele dokumentów w jeden list?

Aby połączyć wiele dokumentów w jeden list przewozowy należy:

  1. W programie ProstaPaczka2 należy pobrać dokumenty
  2. Zaznaczyć je checkboxem (ptaszkiem)
  3. Kliknąć przycisk Przygotuj list zbiorczy

Jakie dane sumują się w dokumentach?

Zaznaczone dokumenty zostają połączone w jeden wirtualny dokument, dla którego będzie przygotowany list przewozowy. Dokument ten będzie miał:

  • Zsumowane kwoty pobrania – aby na liście przewozowym znalazła się kwota pobrania dla wszystkich dokumentów;
  • Zsumowaną wartość – aby było ustawione ubezpieczenie w odpowiedniej wysokości (w zależności od ustawień);
  • Połączone numery pełne, źródłowe, końcowe i numery oryginału – aby na etykiecie pojawiły się numery wszystkich dokumentów (w zależności od ustawień)
  • Zsumowane pozycje dokumentu – aby można było wykonać kompletację zbiorczą wszystkich dokumentów jednocześnie;
  • Zsumowana zostanie waga towarów;

Automatyczne wyszukiwanie dokumentów do tego samego odbiorcy

W programie ProstaPaczka2 można włączyć automatyczne wyszukiwanie dokumentów do tego samego odbiorcy przed przygotowaniem listu przewozowego – w tym trybie program pobierze dokumenty z Subiekta GT, odrzuci te z przygotowanym listem przewozowym (sprawdzi w swojej bazie) i na podstawie jednego z dostępnych kryteriów:

  • Wyszuka dokumenty z ustawionym tym samym odbiorcą;
  • Wyszuka dokumenty z tym samym adresem dostawy dla dokumentu, albo w przypadku jego braku z tym samym odbiorcą (wykluczone z wyszukiwania są dokumenty z tym samym odbiorcą, ale z wybranym adresem dostawy na dokumencie);
  • Wyszuka dokumenty z tym samym adresem doręczenia na podstawie porównania pól: kod kraju, kod pocztowy, miasto, ulica, numer domu, numer lokalu, nazwa;

Jeżeli znajdą się jakieś dokumenty spełniające jedno z podanych kryteriów (wybiera się je w ustawieniach), to zostanie wyświetlone okno z propozycją połączenia dokumentów.

Konfiguracja łączenia dokumentów

Poszczególne opcje oznaczają:

  • Wymuszaj edycję danych listu – po zaznaczeniu dla każdego tworzonego listu z połączonych dokumentów wyświetlany będzie formularz edycji danych przed wydrukiem etykiety;
  • Wyszukuj podobnych – po zaznaczeniu program będzie szukał dokumentów do tego samego odbiorcy przed tworzeniem listu przewozowego
    • Liczba dni – określenie z ilu dni program ma pobierać dokumenty aby wyszukać podobnych (0 – z dzisiaj, 1 – od wczoraj… itd);
    • Wyszukuj po identyfikatorze odbiorcy – ten tryb wyszukiwania będzie szukał dokumentów, które posiadają przypisanego tego samego odbiorcę w Subiekcie GT;
    • Wyszukuj po identyfikatorze adresu dostawy – w tym trybie wyszukiwania podpowiadane będą dokumenty posiadające przypisany ten sam adres dostawy dla dokumentów, a w przypadku gdy dany dokument nie ma przypisanego takiego adresu to wyszuka dokumentów z tym samym odbiorcą;
    • Wyszukuj po adresie dostawy – w tym trybie program będzie porównywał adres doręczenia (ustalony przez ProstąPaczkę na podstawie innych ustawień). Podpowiedziane będą tylko te dokumenty, które posiadają identyczną: nazwę, ulicę, numer domu, numer lokalu, miasto, kod pocztowy, kod kraju. Dodatkowo możliwe jest tutaj wykluczenie z wyszukiwania dokumentów z przypisanym innym odbiorcą lub innym adresem dostawy dla dokumentu;
  • Uruchamiaj kompletację – po włączeniu tej opcji przed przygotowaniem listu dla połączonego dokumentu uruchomiona zostanie kompletacja pozycji tego dokumentu. Może być ona uruchamiana w dwóch trybach:
    • Każdy dokument osobno – dla każdego połączonego dokumentu będzie uruchamiane osobno okno kompletacji zawierające pozycje tylko z danego dokumentu;
    • Wszystkie dokumenty razem – pozycje ze wszystkich połączonych dokumentów zostaną zsumowane i wyświetlone w jednym oknie kompletacji;
  • Powiadomienie do każdego dokumentu – dla każdego dokumentu będzie generowane osobne powiadomienie e-mail (skonfigurowane w module Powiadomień);
  • Powiadomienie do wszystkich dokumentów – zostanie wygenerowane jedno powiadomienie dla wszystkich dokumentów;

 

Zapisz mnie do newslettera