Systemy komputerowe mają na celu wspieranie działań biznesowych, niestety w każdej firmie działania te wyglądają trochę inaczej. Różnice te powodują że ciężko jest stworzyć system, który będzie spełniał wszystkie potrzeby w każdym przedsiębiorstwie. Mimo tego że wytwórcy oprogramowania próbują przygotować uniwersalne rozwiązania, często jednak uniwersalność powoduje problemy z „odnalezieniem się” przy pierwszym starciu z aplikacją. No ale coś za coś
Jak już powiedzieliśmy sobie, że nie ma systemów idealnych, to możemy się zastanowić jakimi cechami powinien charakteryzować się system do wspierania pracy w magazynach sprzedaży wysyłkowej. Skupimy się tutaj na magazynie pomijając funkcjonalności powiązane ze sprzedażą, czy ą zatowarowaniem.
Jakie główne zadania są realizowane na magazynie przy obsłudze wysyłek?
- Wyszukanie towaru do zamówień
- Kompletacja towaru
- Spakowanie towaru
- Przygotowanie listu przewozowego
- Wydanie do doręczenia
Wyszukiwanie towarów do zamówień do wysyłki
Magazyn zwykle jest przy podzielony na strefy, regały, półki, które ułatwiają poruszanie się po nim i wyszukiwanie asortymentu. Myślę że dobrym przykładem jest tutaj IKEA, gdzie to różni klienci, którzy nie mają na ocdzien z tym doczynienia mogi odnaleźć towar, którego szukają.
Dochodzimy więc do tego, że towar leży na oznaczonych miejscach, a magazynier to nie encyklopedia i nie musi wiedzieć gdzie jaki towar położył jego kolega. Dlatego też program magazynowy powinien wiedzieć to za niego.
Program wspierający pracę na magazynie powinien mieć możliwość przypisania towaru do lokalizacji na magazynie.
Informacja ta pozwoli nam na wskazania tego miejsca jak będzie trzeba towar ten wysłać do klienta. Jeszcze lepiej by było, jak program potrafił by wskazać gdzie leży grupa towarów potrzebna do kompletacji wielu zamówień, tak aby nie trzeba było co chwilę biegać po magazynie.
Kompletacja towaru do wysyłki
Towar już mamy przy stanowisku. Następną czynnością jaką musimy wykonać to skompletowanie towaru z pojedynczego zamówienia. Dobrze jest w tym zadaniu ograniczać ryzyko pomyłki, bo może to kosztować drugą wysyłkę (jak czegoś zapomnimy) lub utratę towaru spakowanego w nadmiarze (choć wtedy klient będzie pewnie zadowolony 🙂 ).
W tym zadaniu także mógłby wesprzeć nas oprogramowanie:
- Wyświetlić towar który ma być przygotowany do wysyłki
- Umożliwić posługiwanie się skanerem kodów kreskowych (zeskanowanie kodu jest pewniejsze od oznaczania ręcznego)
- Ostrzegać przy zeskanowaniu towaru nadmiarowego
- Pilnować aby skompletowane było całe zamówienie
Przy takim wsparciu będziemy prawie pewni, że wyślemy to co nasz klient zamówił.
Przygotowanie listu przewozowego
Jak już mamy skompletowany towar, wiemy ile paczek i z jaką wagą będzie nadanych, to można przygotować list przewozowy.
W tym zakresie z łatwością może pomóc nam oprogramowanie. W dobie powszechnych integracji między systemami możemy w kilka sekund otrzymać wydrukowaną etykietę gotową do naklejenia.
Program powinien wydrukować taką etykietę od razu po zakończonej kompletacji, operator nie będzie tracić czasu na szukanie danych w innych programach lub co gorsze przepisywać ich do aplikacji kurierskiej.
Przygotowanie do wydania
Ostatnią z typowych czynności jest przygotowanie przesyłek do wydania kurierowi lub do nadania w placówce pocztowej.
Podstawowym wsparciem jest tutaj przygotowanie przez oprogramowanie manifestów (zbiorczego zestawienia przesyłek), które są przekazywane kurierowi. Często wydruki te podpisane przez obie strony są traktowane jako dowód przekazania, na wypadek jakby jakaś paczka zaginęła u kuriera (lub na naszym magazynie).
Jeżeli proces po stronie magazynu jest bardziej złożony (np. tylko część ze spakowanego towaru jest przekazywana w danym dniu) to dobrym rozwiązaniem jest statusowanie przesyłek aby wiedzieć co znajduje się na naszym magazynie.
Podsumowanie
Oczywiście jest to tylko przykładowy opis systemu wspierającego pracę w magazynie w firmach zajmujących się sprzedażą wysyłkową. W naszym oprogramowaniu staramy się dążyć do tego aby można było je dostosować, bo niestety (dla producentów ? ) prawie każde przedsiębiorstwo działa w nieco inny sposób.
Dlatego też zawsze najlepszym rozwiązaniem jest wdrożenie systemu na próbę (o ile się da) i sprawdzenie czy spełni nasze oczekiwania.
Programista, analityk IT i specjalista ds. projektów z wieloletnim doświadczeniem. Absolwent Politechniki Białostockiej i Politechniki Warszawskiej. Magister elektrotechniki z wieloletnim doświadczeniem w branży kurierskiej. Wykształcenie uzupełnione o studia podyplomowe oraz liczne szkolenia z zakresu zarządzania projektami IT, analizy IT oraz modelowania procesów biznesowych. Prywatnie miłośniki literatury fantasy i szczęśliwy ojciec.
